Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zobowiązani są do ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Co jednak w przypadku, gdy nabywca będzie chciał dokonać zwrotu zakupionego towaru lub będzie ubiegać się o reklamację? Są to coraz częściej pojawiające się pytania, szczególnie w czasach sprzedaży wysyłkowej, gdzie klient bez problemu ma prawo zwrócić towar w ciągu 14 dni od jego otrzymania.
Ewidencjonowanie zwrotów towarów i uznanych reklamacji
3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących jasno wskazuje, że na kasie nie ujmuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. W kolejnych paragrafach możemy przeczytać o konieczności prowadzenia dodatkowej ewidencji - ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji. Zgodnie z § 3 ust. 4 ewidencja taka powinna zawierać:
- datę sprzedaży oraz termin dokonania zwrotu lub reklamacji towaru albo usługi,
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na ich jednoznaczną identyfikację wraz z ewentualnym opisem,
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
- podpisany przez nabywcę i sprzedawcę protokół przyjęcia towaru (formularz zwrotu) lub uznania reklamacji towaru lub usługi.
W przypadku zwrotu towaru lub jego reklamacji zapis dokonywany jest w dacie otrzymania towaru od klienta (uznania reklamacji). Faktyczna data zwrotu środków nie ma znaczenia.
Ważne!
Brak dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży czy też brak podpisów na protokole zwrotu jest równoznaczny z nienależytym prowadzeniem ewidencji. W związku z czym urząd skarbowy, w razie kontroli, może zakwestionować pomniejszenie podatku do zapłaty.
Jeśli chodzi o dokument sprzedaży to jest nim oczywiście paragon, ale nie tylko. Może być nim każdy inny dokument, który w sposób niebudzący wątpliwości potwierdza zakup towaru, np. potwierdzenie zapłaty kartą, dowód przelewu na konto, wyciąg z rachunku, potwierdzenie zawarcia transakcji z serwisu sprzedażowego (np. eBay, Allegro), czy potwierdzenie zawarcia transakcji przesłane drogą mailową.
